Comunicación Oral

Definición

Comunicación Oral: Aquella que se transmite a través de la voz, utilizando para ello la palabra hablada. Puede ser: presencial o no presencial.

Características

• La voz es el elemento básico de la comunicación.
• Dificultad para realizar comprobaciones posteriores.
• Retroalimentación inmediata.
• Menor elaboración del mensaje.
• Uso conjunto de comunicación no verbal.
• Influencia paralingüística (volumen, tono, timbre, ritmo, silencio).

Principios Básicos

• Adecuación: El mensaje debe adaptarse al receptor.
• Claridad: El mensaje debe ser fácil de comprender; se han de dar las explicaciones y aclaraciones necesarias.
• Concisión: Conviene expresar las ideas aportando toda la información necesaria.
• Corrección y Cortesía: Utilizar el lenguaje con corrección; el tratamiento debe ser respetuoso con el receptor; conviene aplicar protocolos básicos de cortesía en los saludos.
• Coherencia: Los elementos verbales, paraverbales y no verbales deben estar en consonancia con el mensaje que se desea transmitir.
• Riqueza de Vocabulario: Debe utilizarse un vocabulario variado y preciso para evitar repetir las mismas palabras.

Comunicación No Verbal

Definición

Comunicación No Verbal: Aquella que se produce a través de los movimientos corporales y gestos, voluntarios o involuntarios.

• Mensajes Voluntarios: Emitidos de forma consciente y deliberada.
• Mensajes Involuntarios: Emitidos sin darnos cuenta y escapan a nuestro control.

Expresiones Faciales

La cara es el principal sistema de señales de comunicación no verbal y el que más observamos en las personas. Las áreas de la cara que más expresividad tienen son:

• Mirada
• Frente/Cejas
• Boca/Sonrisa

Expresión Corporal

Nuestra postura corporal también transmite información sobre nuestro estado de ánimo:

• Postura: Acercamiento, retirada, expansión, contracción.
• Movimientos y gestos.
• Apretón de manos.

Proxémica

Estudia el significado de las relaciones de proximidad o lejanía entre las personas y objetos durante la comunicación, así como la existencia o ausencia de contacto físico.

Tipos de Distancia:

• Distancia pública
• Distancia social
• Distancia personal
• Distancia íntima

Imagen Personal

La percepción que los demás tienen de nosotros a partir de nuestro lenguaje corporal y aspecto exterior:

• Vestimenta
• Higiene personal
• Lenguaje corporal
• Conducta

Habilidades Sociales y Protocolos en Comunicación Oral

Para que la comunicación oral sea correcta, es necesario desarrollar habilidades sociales como la asertividad y la empatía, así como normas de protocolo.

Asertividad

Habilidad para defender nuestros derechos y expresar nuestras ideas, sentimientos y opiniones clara y directamente, respetando nuestras necesidades, pero también las opiniones y sentimientos de los demás.

Tipos de Comportamiento:

• Pasivo: No expresar nuestros deseos, necesidades y derechos, evitando cualquier tipo de debate, resignándonos a aceptar lo que quieren los demás.
• Agresivo: La defensa de los derechos, deseos y necesidades, pero sin respetar los de los demás.

Empatía

Capacidad de ponerse en el lugar del otro y comprender sus sentimientos y necesidades.

Escucha Activa

Se refiere a escuchar con plena conciencia, concentrándonos en el mensaje que nuestro interlocutor nos quiere comunicar.

Tipos de Comunicación Oral

• Diálogo: Conversación mantenida por dos o más personas.
• Entrevista: Comunicación en la que una persona realiza preguntas a otra para obtener información sobre un asunto de interés.
• Charla: Reunión en la que una persona proporciona información y dialoga con los asistentes sobre un determinado tema.
• Conferencia: Reunión en la que un conferenciante proporciona información especializada a un grupo de oyentes.
• Discurso: Exposición oral realizada por una sola persona ante un público.
• Mesa Redonda: Técnica grupal para dar a conocer el punto de vista de distintas personas sobre un tema determinado con un enfoque polémico.
• Simposio: Sesiones planificadas de forma previa, en las que el coordinador realiza un resumen al inicio y ofrece una perspectiva general del tema.
• Discusión: Intercambio de opiniones entre personas que tienen interés en llegar a un acuerdo sobre un tema determinado, para resolver un problema o tomar una decisión.
• Debate: Controversia o discusión entre varias personas en las que cada una quiere hacer prevalecer su opinión.
• Congreso: Reunión periódica en la que personas de distintos lugares que comparten la misma profesión.

Cómo Realizar una Exposición Oral

Para realizar una exposición oral efectiva, considera los siguientes puntos:

• Dominar el tema de la exposición.
• Organizar el contenido (introducción, desarrollo, conclusión).
• Practicar la exposición.
• No decir el contenido de memoria.
• Prestar atención al lenguaje no verbal, paralenguaje e imagen personal.
• Utilizar recursos audiovisuales.
• No leer.
• Amenizar la exposición.
• Controlar el tiempo.

Recepción de Visitas

• Acogida: Cuidar el aspecto físico, dar prioridad a la visita, saludo.
• Identificación.
• Gestión.
• Despedida.

Comunicación No Presencial

La comunicación no presencial es principalmente la telefónica y la videoconferencia.

Emisión de Llamadas Telefónicas

• Presentación
• Desarrollo
• Cierre
• Despedida

Recepción de Llamadas Telefónicas

• Inicio, saludo e identificación.
• Motivo de la llamada.
• Acción.
• Cierre y despedida.

Llamadas de Centralita:

Averiguar el motivo de la llamada o la persona con la que desea comunicarse el interlocutor.

Normas y Recomendaciones para la Comunicación Telefónica

• Llamar a nuestro interlocutor por su nombre o apellido.
• Tratar a las personas con cortesía.
• Aplicar habilidades sociales.
• Prestar atención a la voz y a los elementos paraverbales.
• Expresarse con claridad.
• Vocalizar.
• Utilizar un estilo positivo.
• Mostrar seguridad.
• Sonreír.
• Tomar nota si es necesario.
• Utilizar la técnica del deletreo.
• Evitar silencios.

Videoconferencia

Permite que dos o más usuarios puedan mantener una conversación por medio de la transmisión en tiempo real de imagen y sonido a través de internet.

Comunicación Escrita

Definición

Comunicación Escrita: Aquella en la que un emisor elabora un mensaje utilizando como código la lengua escrita, sin coincidir espacial ni temporalmente con su receptor.

Características

• Permanencia.
• Comunicación múltiple y simultánea.
• Mensaje elaborado (planificación, textualización, revisión de texto).
• Impersonalidad.
• Comunicación no verbal (a través de formato, tipografía, etc.).
• Retroalimentación mediata (no inmediata).
• Carácter funcional.

Normas de Comunicación y Expresión Escrita

La redacción de documentos escritos requiere un uso adecuado del lenguaje.

Principios de Redacción

• Adecuación
• Claridad
• Concisión
• Corrección
• Cortesía
• Coherencia
• Riqueza de Vocabulario

Presentación de los Documentos Escritos

Aspectos a considerar:

• Papel
• Márgenes
• Interlineado
• Alineación
• Párrafos
• Tipografía o fuente
• Tamaño y color

Abreviaturas

Representación reducida de una palabra o grupo de palabras mediante algunas de sus letras. Ejemplos: fra. (factura), Fdo. (firmado), Bco. (banco), Etc.

Siglas

Palabra formada por las iniciales de los términos que integran una denominación compleja. Ejemplos: BOE (Boletín Oficial del Estado), BE (Banco de España), CIF, DNI.

Carta Comercial

Documento de comunicación externa utilizado por las empresas para intercambiar información y establecer relaciones comerciales.

Estructura:

• Encabezado: Membrete, destinatario, lugar y fecha, asunto y referencias, saludo.
• Cuerpo: Introducción, desarrollo o núcleo, conclusión.
• Cierre o Pie: Despedida, firma, anexo.

Elaboración de Carta Comercial: Pasos

• Recopilar datos sobre el asunto a tratar y sobre el destinatario.
• Establecer el objetivo.
• Generar, depurar, organizar y jerarquizar las ideas.

Carta Circular

Carta comercial que se envía con el mismo contenido a varios destinatarios; solo cambia el nombre y la dirección a la que se dirige.

Vocabulario Clave

• Voz: voice
• Volumen: volume
• Tono: tone
• Ritmo: rhythm
• Silencio: silence
• Comunicar sentimientos: communicate feelings
• Expresiones faciales: facial expressions
• Expresiones corporales: body expressions
• Mirada: look
• Frente: forehead
• Cejas: eyebrows
• Boca: mouth
• Sonrisa: smile
• Movimientos: movements
• Gestos: gestures
• Postura: position
• Apretón de manos: handshake
• Vestimenta: clothing
• Higiene personal: personal hygiene
• Lenguaje corporal: body language
• Conducta: conduct
• Asertividad: assertiveness
• Empatía: empathy
• Escucha activa: active listening
• Diálogo: dialogue
• Entrevista: interview
• Charla: chat
• Conferencia: conference
• Discurso: speeches
• Discusión: discussion
• Debate: debate
• Congreso: congress
• Foro: forum
• Panel: panel
• Desafiante: challenging
• Monótono: monotonous
• Repetitivo: repetitive
• Gratificante: rewarding
• Motivador: motivating
• Exigente: demanding
• Tedioso: tedious
• Puesto: post
• Carrera profesional: career
• Profesión: profession
• Salario por semana: weekly wages
• Salario por año: annual salary
• Bonificaciones: bonus
• Beneficios: benefits
• Personal: staff
• Empleador: employer
• Empleado: employee
• Habilidades: skills
• Entrenamiento: training
• Entrenador: trainer
• Aprendiz: trainee
• Calificaciones: qualifications
• Horas: hours
• Horario: timetable
• Estar a cargo: to be in charge
• Estar de permiso (maternidad/paternidad): to be on maternity/paternity leave
• Temporal: temporary
• Equipo: team
• Prestigio: prestige
• Ser promocionado: to be promoted
• Contrato de corta duración: short-term contract
• Tiempo parcial: part-time
• Trabajo voluntario: voluntary work
• No remunerado: unpaid
• Estar fuera de la oficina (permanentemente): to be out of office permanently
• Estar fuera de la oficina (temporalmente): to be off work
• Caridad: charity
• Desempleado: unemployed
• Tratar con: to deal with
• Almuerzos gratis: free lunches
• Preferir: to prefer